Smarte Kita: Wie Sie analog und digital geschickt kombinieren
Elisa Morel
An der Digitalisierung kommen wir alle nicht vorbei und sie kann uns dabei helfen, viele Prozesse zu vereinfachen. Genau das ist auch das Konzept hinter einer smarten Kita, denn mittlerweile gibt es eine Unmenge an Apps, Softwares und Plattformen, die Ihnen dabei helfen, den Kita-Alltag mit mehr Zeit und weniger Stress effizient zu gestalten. Und immer weitere Anwendungen schießen wie Pilze aus dem Boden.
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Erfahren Sie In diesem Beitrag, welche Softwareangebote für den Kindergarten existieren, von welchen Tools Sie darüber hinaus profitieren und wie der erste entspannte Schritt zu einer smarten Kita in der Praxis aussehen kann.
Inhalt
1. Was ist die Idee einer smarten Kita?
1.1. Softwarelösungen für die Administration
1.2. Softwarelösungen für die Kommunikation
2. Wie wird eine smarte Kita Wirklichkeit?
2.1. Brainstorming und Priorisierung
2.2. Recherche geeigneter Anwendungen
2.3. Testphase
2.4. Evaluation
2.5. Einführung
Zu den Aufgaben, bei denen Softwares Sie im Alltag unterstützen können, gehören u. a.:
- Informationsaustausch im Team und mit den Eltern
- Verwaltungsaufgaben wie Abwesenheitsmeldungen und Einwilligungen
- Projektplanung und Aufgabenverteilung
- Entwicklungsdokumentation und Tagebücher
- zentrale Ablage von Dokumenten wie Protokollen und Plänen
- Erstellung von Statistiken, Tabellen und Übersichten
Fakt ist, dass es mittlerweile eine Menge Anwendungen gibt, die Ihnen viel Arbeit abnehmen. Neben den basalen Gebieten haben einige Programme zusätzliche Funktionen (z. B. das Übersetzen in Dutzende Fremdsprachen oder Gebärdensprache), setzen vielleicht unterschiedliche Schwerpunkte oder funktionieren super in Ergänzung mit einer App, einem weiteren Programm usw.
Da ist es gar nicht so leicht, sich einen Überblick zu verschaffen. Doch gut Ding will Weile haben, und Sie können ja klein anfangen und sich ein wenig durchtesten.
Tipp: Sollten Sie der ganzen Sache ein wenig skeptisch gegenüberstehen, findet sich vielleicht ein Team, das erstmal alleine ein übersichtliches Programm zur internen Kommunikation testen möchte. Es müssen ja nicht (sofort) alle Erziehenden mitmachen, und es muss auch nicht gleich eine Komplettlösung für jede Aufgabe des Kita-Alltags sein, die eine intensive Einarbeitung erfordert. Anwendungen wie Asana eignen sich super für Projektplanung und können so der Vorbereitung und Ideenfindung dienen. Bereits nach ein paar Minuten ist man mit den Grundfunktionen vertraut und kann dann nach und nach die Projektdetails, To Dos, Zuständigkeiten und Fristen ergänzen.
Softwarelösungen für die Administration
Kita-Software legt den Fokus nicht nur auf Ihre interne Kommunikation, sondern ist ein Rundum-sorglos-Paket mit einer Menge verschiedener Funktionen, die Ihre Verwaltungs- und Organisationsaufgaben erleichtern: von Materialbestellung und Dienstplanerstellung über Finanzbuchhaltung und Fortbildungsplanung bis hin zu Fördermanagement und der Verwaltung von Springern. Die meisten Programme besitzen auch Schnittstellen für die Verknüpfung mit weiteren Anwendungen.
Sucht man im Internet nach „Kita Software“, sind diese Anwendungen vielleicht die ersten 15 Treffer:
- kitaplus
- KIVAN
- leandoo
- HOKITA
- LITTLE BIRD
- KEV
- KigaRoo
- Kidling
- Kitabuli
- nupian Kita
- Famly
- eKita
- Kita im Blick
- PCKita
- KITA-Controller
Es gibt viele weitere, und auch ein paar Seiten, die verschiedene Anwendungen getestet und verglichen haben. Des Weiteren hat das Staatsinstitut für Frühpädagogik sich in einer Expertise eingehend mit dem Thema beschäftigt und auch verschiedene Softwares vorgestellt. Das Dokument vermittelt einen guten Überblick. Sie finden die Links am Ende des Beitrags.
Softwarelösungen für die Kommunikation
Weniger Aufwand und eine gute Möglichkeit, um langsam in die Digitalisierung einzusteigen, ist die Wahl eines Tools, das Sie nur intern für Ihre Kommunikation und Organisation nutzen. Auch hier gibt es eine große Vielfalt, aber einige Programme sind übersichtlich und intuitiver als andere, sodass man sich entweder auf Anhieb oder bereits nach wenigen Stunden gut zurechtfindet.
Hier gibt es sowohl Anwendungen, die speziell auf den Kita-Alltag zugeschnitten sind als auch Programme, die sich branchenunabhängig für Kommunikation und Projektmanagement eignen. Die Expertise des Staatsinstituts für Frühpädagogik befasst sich z. B. mit den Kita-Kommunikationsanwendungen Care-App, Kita-Info-App und Kitabote und weist darauf hin, dass seit Abschluss der Dokumentation auch weitere Apps wie KiKom und Kindy verfügbar sind.
Bekannte Tools für die Kommunikation ohne spezifische Ausrichtung auf Kitas sind beispielsweise monday, Hive, ClickUp und Flock. Auf kleinere Unternehmen ausgerichtet ist z. B. Talkspirit. Vielleicht sagt Ihnen auch Discord zu, das vor allem im Gaming-Bereich beliebt ist. Vergleiche einiger Kommunikationsanwendungen finden Sie am Ende des Beitrags.
Tipp: Entscheiden Sie sich am besten nicht für ein Tool, das auf große Konzerne ausgerichtet ist (Slack, Steeple, Happeo u. v. m.). Damit schießen Sie über das Ziel hinaus und machen sich mehr Arbeit, anstatt Zeit zu sparen. Außerdem werden Sie viele der dort verfügbaren Funktionen wie Intranet oder Bots wahrscheinlich nicht brauchen – und dafür unter u. U. auch noch eine Menge Geld zahlen müssen.
Wie wird eine smarte Kita Wirklichkeit?
„Ein Unternehmen muss nicht gleich so schnell sein wie Usain Bolt über hundert Meter. Es reicht, dass es überhaupt erst einmal anfängt zu laufen.“ – Glenn Gonzales, Gründer und Geschäftsführer von Jet IT
Die Einführung von geeigneter Software ist kein Schritt, der sich innerhalb von ein paar Wochen oder nebenbei realisieren lässt. Das macht aber auch nichts, denn wenn Sie am Ende Programme, Plattformen oder Apps finden, durch die Sie zukünftig Zeit sparen, haben Sie eine Menge gewonnen. Es lohnt sich, ein wenig Zeit zu investieren – niemand hetzt sie und es gibt Experten, die Ihnen helfen. Vielleicht hat ja auch Ihr Träger schon ein Konzept oder ist interessiert daran, eines auf die Beine zu stellen.
Um ein beliebiges Tool zu nutzen, brauchen Sie lediglich eine E-Mail-Adresse und ein Endgerät wie Smartphone, Tablet, Laptop oder PC. Die Einstiegshürde ist also niedrig. Achtung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Endgeräte immer den aktuellsten Virenschutz haben, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.
Brainstorming und Priorisierung
Setzen Sie sich im Team oder mit dem Kollegium Ihrer Einrichtung zusammen und überlegen Sie, welche Aufgaben Sie im Tagesgeschäft die meiste Zeit oder auch die meisten Nerven kosten. Ist es die Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten im Allgemeinen, die Dokumentation oder vielleicht die teaminterne Absprache? Sind einzelne Eltern betreuungsintensiver, z. B. aufgrund ihrer Sprachkenntnisse?
Das ist auch eine gute Gelegenheit, um herauszufinden, worin genau die Schwierigkeiten liegen und welche vielleicht auch unabhängig von der Einführung einer Software beseitigt werden können. Können administrative Vorgänge vereinfacht, interne Abstimmungen verkürzt werden?
„Wenn Sie einen scheiß Prozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ – Thorsten Dirks, deutscher Manager und u. a. ehemaliger Vorstandsvorsitzender der Telefónica Deutschland Holding
Manchmal ist man schon so lange in seinen Routinen, dass man gar nicht merkt, wie schwer man sich das Leben macht. Sammeln Sie also gemeinsam Aufgabenbereiche, Wünsche und Vorschläge und priorisieren Sie anschließend, welche Ideen welchen Aufwand benötigen und welche Erleichterung versprechen. Manchmal reicht es ja auch schon, Aufgaben anders zu verteilen, um effizienter arbeiten zu können.
Recherche geeigneter Anwendungen
Wenn Sie die Bereiche identifiziert haben, die Sie zukünftig digital handhaben möchten, geht es an die Recherche. Es gibt eine Menge verschiedener Programme, die überwiegend eine 30-tägige kostenlose Testphase anbieten. Lassen Sie sich durch die große Vielfalt nicht entmutigen – umso größer ist ja die Wahrscheinlichkeit, dass eine Anwendung dabei ist, die perfekt zu Ihren Bedürfnissen passt. Vielleicht gibt es in Ihrem Team jemanden, der gerne freiwillig recherchiert, Testberichte liest, mit Firmen Kontakt aufnimmt oder einfach mal ausprobiert.
Tipp: Einige Anbieter offerieren regelmäßige deutschlandweite Infoveranstaltungen. Ein Besuch vor Ort lohnt sich – auch, um sich mit anderen Erziehenden auszutauschen.
Probieren geht über Studieren: Kontaktieren Sie andere Einrichtungen, von denen Sie wissen, dass sie sich bereits mit spezieller Kita-Software befasst haben, die auch für Sie infrage kommt. Vielleicht können Sie sich zu einem kleinen Austausch treffen oder nützliche Tipps bekommen.
Es ist auch eine gute Idee, die Eltern einzubeziehen. Projektverwaltungsprogramme wie Asana, Kanbanize oder Trello werden in vielen Firmen genutzt. Es ist also gut möglich, dass ein Elternteil Erfahrung hat, Sie beraten oder Ihnen die Software zeigen kann.
Achtung: Manche dieser Programme werden aufgrund der Vielzahl ihrer Funktionen schnell unübersichtlich und haben auch viel mehr Funktionen, als Sie vielleicht brauchen. Manche sind in der kostenfreien Version bereits gut geeignet, andere vielleicht weniger und dafür umso teurer. Einige sind erfreulich intuitiv, für andere braucht man ein wenig Praxis, um sich zurechtzufinden. Nehmen Sie sich also Zeit, um das für Ihre beruflichen Bedürfnisse Passende zu finden.
Testphase
Wenn Sie dann Ihren (ersten) Favoriten gefunden haben, geht es ans gemeinsame Ausprobieren. Am besten informiert die Person, die bereits getestet hat, alle anderen im Rahmen eines Kurzvortrags und gibt einen Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten. Unterstützend finden Sie dazu eine Menge Infomaterial auf den Webseiten der jeweiligen Anbieter.
Probieren Sie das Programm anschließend direkt gemeinsam aus, z. B. auf Ihren Smartphones, Tablets oder auch am Laptop. So kommen etwaige Berührungsängste gar nicht erst zustande und Sie können sich gegenseitig helfen, falls nötig.
Wenn Ihre Wahl auf eine Kita-Software und nicht nur auf ein reines Projektverwaltungsprogramm, das sie ausschließlich untereinander nutzen, gefallen ist, veranstalten Sie einen Elternabend, um den Erziehungsberechtigten zu erklären, was Sie zu diesem Schritt bewogen hat und welche Erleichterungen sich damit zukünftig auch für sie ergeben. Die meisten Eltern werden begeistert sein, wenn sie z. B. ihre Einverständniserklärung per Klick abgeben oder ihr Kind krankheitsbedingt abmelden können, ohne einen Anruf tätigen zu müssen. (Auch WhatsApp-Gruppen können ja mitunter stressig sein, vom Datenschutz ganz zu schweigen.)
Tipp: Viele Anbieter haben zusätzlich zu ihren Programmen eine App für Eltern, die es z. B. auch ermöglicht, über ein Verpflegungsportal Essen für die Kinder zu bestellen, mit anderen Eltern zu kommunizieren oder ihre privaten Termine zu koordinieren. Auf den Webseiten finden die Eltern Infomaterial, um sich mit allen Funktionen vertraut zu machen, und auch Hilfe, falls Probleme auftreten.
Picken Sie sich im Team ein paar Punkte heraus, mit denen Sie sich in den nächsten Wochen auseinandersetzen wollen. Das kann z. B. die konkrete Aufgabenverteilung für einen anstehenden Ausflug sein, eine Abstimmung und Budgetplanung für Neuanschaffungen oder das Anlegen (und anschließende Befüllen) einer Struktur zur Entwicklungsdokumentation.
Tipp: Behalten Sie im Blick, dass die Software Sie nicht zusätzlich stressen soll. Automatisch verschickte Benachrichtigungen können Sie beispielsweise deaktivieren, sodass es nicht dauernd piept und blinkt, wenn jemand aus Ihrem Team eine Aufgabe im Programm erledigt oder Sie erwähnt. So eilig ist es ja dann doch nicht – ein Blick am nächsten Morgen oder nach dem Wochenende reicht völlig.
Evaluation
Tauschen Sie sich regelmäßig über Ihre Erfahrungen, Fragen, Probleme und Fortschritte aus. Nach ein paar Wochen setzen Sie sich dann noch einmal zusammen und überlegen, inwiefern die Anwendung für Sie von Vorteil ist – oder eben nicht. Vielleicht eignet sich das Tool ja trotzdem für bestimmte Aufgaben und Arbeitsgruppen.
Wenn Sie Ihren (vorläufigen) Favoriten gefunden haben, ganz egal, ob es sich um eine Komplettlösung, ein ePortfolio oder ein Projektmanagement-Tool handelt, nehmen Sie sich Zeit, um in den nächsten Monaten alle Möglichkeiten zu entdecken.
Einführung
Gönnen Sie sich auch hier Flexibilität. Niemand verlangt von Ihnen, sich innerhalb von ein paar Tagen umfassend in alle Möglichkeiten einzuarbeiten. Vielleicht haben Sie das Angebot einer Schulung oder Fortbildung, vor allem, wenn es sich um komplexe Anwendungen handelt.
Nehmen Sie sich ansonsten ein Häppchen nach dem anderen vor, z. B. zuerst die Kommunikation mit den Eltern, die Planung eines Festes oder die Umstellung auf digitale Materialbestellung.
Bleiben Sie weiterhin im Austausch:
- Welche zusätzlichen Möglichkeiten, mit denen Sie sich noch nicht auseinandergesetzt haben ,bietet die Anwendung? Was hat Sie bisher daran gehindert und wie können Sie das ändern, falls erforderlich?
- Welche Möglichkeiten vermissen Sie und welche Apps, Tools oder Plattformen gibt es, die diese Lücke schließen?
- Kommen alle im Team mit dem Programm zurecht oder fühlt sich jemand überfordert oder gestresst?
- Lohnt sich die Nutzung Ihrer Favoriten auch auf Dauer, oder steigt der Zeitaufwand mit den Monaten? Können Sie Prozesse noch weiter verschlanken oder wollen Sie sich von einzelnen Unterfunktionen wieder verabschieden?
- Wie geht es den Eltern mit der Nutzung der Programme? Wünschen sie sich Hilfe oder Veränderungen?
Tipp: Manche Anwendungen verführen aufgrund ihrer vielen Funktionen zu Spielereien. Es kann Spaß machen, eine Menge Neues auszuprobieren, doch achten Sie darauf, dass Sie nicht sich selbst oder Ihrem Team mehr Arbeit als nötig machen, weil es z. B. so viel Spaß macht, Grafiken zu erstellen oder neue Aufgaben zu definieren. Ansonsten finden Sie sich nach kurzer Zeit in einer Routine wieder, die Ihnen Zeit und Nerven stiehlt, statt Sie zu entlasten.
Fazit
Die Nutzung von Software für die Organisation Ihres Berufsalltags lohnt sich definitiv. Entscheidend ist Ihre Einstellung: Auch wenn Sie nicht technikaffin sind, haben Sie vielleicht sogar Spaß daran, wenn Sie es erstmal probieren. Außerdem stehen Ihnen immer Experten oder Tutorials zur Seite.
Die Einführung einer umfassenden Kita-Anwendung mag erstmal überfordernd wirken, doch wie immer kommt ein Schritt nach dem anderen. Wenn Kinder lesen lernen, befassen sie sich ja auch zuerst mit den einzelnen Buchstaben und lesen nicht gleich Hermann Hesse.
In der heutigen Zeit entwickeln sich IT-Anwendungen rasend schnell weiter. Es ist nie zu spät, auf den Zug aufzuspringen und die Vorteile zu genießen, die damit einhergehen. Sie können nur gewinnen: Wenn es mit einem Programm einfach nicht klappt, der Support nicht zufriedenstellend ist oder Ihnen die Oberfläche nicht zusagt, wechseln Sie einfach. Es gibt für alle Bedürfnisse genug Alternativen.
Meine persönlichen Software-Favoriten: Asana und Discord
Ich war bei einem ehemaligen Arbeitgeber als IT-Poltergeist bekannt und meine Betreuung die erste Feuertaufe für jeden neuen IT-Praktikanten. Als technisches Genie bezeichne ich mich also bei Weitem nicht.
Trotzdem bin ich seit Jahren begeisterter, exzessiver und recht talentierter Nutzer von Asana und Discord, beide in der Gratis-Version. Wenn ich mit Asana ein neues Projekt plane, Aufgaben und Timelines erstelle und Rechercheergebnisse einpflege, gerate ich regelmäßig in einen Flow und weiß anschließend nicht, wie innerhalb von 15 Minuten sechs Stunden vergehen konnten. Danach steht die komplette Planung für die nächsten Monate für das gesamte Team (auch wenn sie flexibel bleibt) und ich bin so motiviert, dass ich mir direkt die ersten fünf To-dos schnappe.
Gleichzeitig finde ich die Arbeit in den Programmen sehr inspirierend. Wenn ich einmal anfange, habe ich meistens viele Gedankenblitze, sodass es nicht bei der anfänglichen groben Skizze bleibt, die bei einem Brainstorming entstanden ist. Und praktischerweise kann ich dann ja alles direkt ergänzen, das ganze Team sieht es und kann unkompliziert und zeitnah Feedback geben.
Discord nutze ich sowohl privat als auch für Online-Nachhilfe. Videokonferenzen klappen nach meiner Erfahrung viel unkomplizierter und auch reibungsloser als bei Teams oder Zoom. Man erstellt einfach eine Gruppe und ruft an. Die Verbindung ist immer einwandfrei und es gibt kein Zeitlimit. Während des Gesprächs kann man in Sekundenschnelle etwas in den Textkanal tippen, einen Screenshot posten oder den Bildschirm teilen, Dokumente versenden oder wichtige Dinge in einem separaten Kanal des Servers hochladen.
Auch für ein Online-Spiel haben mein Freund und ich einen eigenen Discord-Server erstellt, über den seit Jahren die komplette Gildenkommunikation läuft (20 Mitglieder). Es gibt zwei Dutzend Kanäle für Regelwerke, Abstimmungen, Abwesenheit, Tauschbörsen, Wissenswertes, Tutorials, wöchentliche Resultate und Excellisten als GoogleDocs-Dokumente sowie mehrere Sprachkanäle. Man kann an jedes Mitglied ganz einfach spezifische Rollen vergeben, die u. a. beinhalten, welche Kanäle jemand sieht.
Tatsächlich kann ich mir nicht vorstellen, wie wir ohne Discord so viele Leute in so vielen Belangen erfolgreich koordinieren könnten. Und mit dem servereigenen Bot haben sich einige von uns ein zum Gildennamen passendes Profilbild per KI erstellt – eine nette Spielerei am Rande. Natürlich ist noch viel mehr möglich, aber vielleicht nicht nötig, wenn man für die Zusatzfunktionen zahlt.
Beruflich habe ich auch Erfahrung mit anderen Softwares wie Slack, Kanbanize und Trello gemacht. Begeistert war ich nicht: zu unübersichtlich, zu viel, nicht intuitiv. Der Zeitaufwand, um damit zurechtzukommen, ist deutlich höher, aber für große Unternehmen mögen diese Tools von Nutzen sein. (Ob sie selbst aber alle Funktionen ihrer Programme kennen und nutzen?) Ich selbst war relativ schnell frustriert, sodass mir sogar der Spaß an der Arbeit an sich abhandengekommen ist. Vielleicht spielte auch die Tatsache mit hinein, dass in diesen Projekten wirklich viel und nicht immer zielführend kommuniziert wurde. Wenn man dann wirklich mal eine Info gesucht hat, war der Thread nicht mehr auffindbar o. Ä. – zumindest für mich nicht.
Meiner Meinung nach erschließt sich die Nutzung von Asana und Discord von allein – ich habe mir nie ein Tutorial angeschaut oder etwas nachschlagen müssen und finde z. B. Excel um Längen komplizierter. Für die kreative Arbeit empfinde ich beide Programme als absolute Booster. Ganz oben auf meiner „Muss-ich-dringend-mal-ausprobieren-Liste“ stehen übrigens ein paar Mindmapping-Tools – da habe ich seit Längerem richtig Lust drauf.
Damit will ich sagen: Wenn ich das kann, können Sie das erst recht. Bleiben Sie neugierig und schnuppern Sie einfach mal rein. Bisher habe selbst ich es nicht geschafft, eines der Programme kaputtzumachen. Meine alte IT-Abteilung wäre ganz sicher stolz auf mich.
Als ich während Corona einem Grundschüler und Zocker anbot, die Nachhilfe übergangsweise über Discord zu machen, strahlte er mich an und sagte: „Du hast Discord! Dann bist du ja noch gar kein Rentner!“ Komplimente sind auch so vielfältig wie die Menschheit.
Glow and
Go Bot
EDURINO Logisches Denken
& Coding ab 4
Bee-Bot
Komplett-Set
Lesestoff:
Aston, Ben: Die 10 besten Kommunikationstools für motivierte und effektivere Teamgespräche, 02.01.2023:
https://thedigitalprojectmanager.com/de/tools/die-10-besten-kommunikationstools/
Bauer, Charoline: 12 deutsche Kita-Apps im Überblick: Funktionen, Datenschutz, Kosten & Nutzen, 16.02.2023:
https://www.familie.de/kleinkind/12-deutsche-kita-apps-im-ueberblick-funktionen-datenschutz-kosten-nutzen/
umfangreiche Informationen zum Projekt „Smart Kita“ mit Übersicht der einzelnen Phasen (Projektlaufzeit 2023 – 2026):
https://www.bw-verdi.de/angebote/projekte/esf-projekte/smart-kita/
Zugang zu den vier Abschlussberichten der Partner des Projekts „Smart Kita“:
https://www.interaktive-technologien.de/projekte/smart-kita
Lill, Theresa: Smarte Kita – Worthülse oder Zukunft?, didacta-Magazin 4-2022, S. 46f.:
https://www.nifbe.de/component/themensammlung?view=item&id=1057:smarte-kita-worthuelse-oder-zukunft
13 Kita-Softwares im Vergleich:
https://www.softwareadvice.de/directory/m62/child-care/software
Staatsinstitut für Frühpädagogik: KitaApps: Apps und Softwarelösungen für mittelbare pädagogische Aufgaben in der Kita, 2019:
https://www.ifp.bayern.de/imperia/md/content/stmas/familienhandbuch/kitaapps_ifp-expertise_1_12-2019_final.pdf
Die 10 besten internen Kommunikationssoftware, 26.02.2024:
https://steeple.com/de/blog/die-10-besten-internen-kommunikationssoftware
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